النجاح في مشروعات الاستشارات: 7 خطوات لبناء فريق متميز

يتطلب النجاح في المجال الاستشاري وجود استراتيجية واضحة، وفريق مترابط، وقيادة فعالة، وهذا مشابه لقواعد النجاح في المجال الرياضي؛ إذ إنَّ عوامل النجاح في المجالين متشابهة.

يعتمد النجاح في المجال الاستشاري على المزيج المثالي من المواهب، والتحضير، والتنفيذ، كما يتطلب بناء الفِرَق الاستشارية القوية تجميع محترفين ماهرين، والتأكد من أنَّهم يعملون معاً بسلاسة لهدف مشترك. يناقش هذا المقال 7 خطوات لبناء وقيادة فريق يحقق النجاح لمشروعاتك الاستشارية.

توجد قواسم مشتركة متعددة بين كرة السلة ومشروعات الاستشارات؛ إذ يتطلب كلاهما استراتيجية عمل واضحة، وتعاون أعضاء الفريق، ووجود قيادة فعالة لتحقيق النجاح، وينظم مدير المشروع مسار العمل ويختار فريق من الخبراء، تماماً كما يضع كوتش كرة السلة خطة لعب ويختار اللاعبين المناسبين.

ما هي أهم الخطوات لبناء فريق استشاري متميز؟

يقدم المقال 7 خطوات لإنشاء فريق استشاري في ضوء مبادئ كرة السلة:

1. الاتفاق على الأهداف والخطط

سنستعين في كل خطوة باستعارات من قواعد لعبة كرة السلة لمساعدتنا على الفهم. تخيَّل بدايةً محاولة جمع اللاعبين الشهيرين "مايكل جوردان" (Michael Jordan) و"إيسياه توماس" (Isiah Thomas) للعب معاً في مباراة خلال فترة الثمانينيات أو التسعينيات، فمن الصعب تخيل ذلك بالطبع؛ لأنَّ المنافسة الأسطورية التي كانت بينهما تحول دون أي عمل جماعي مثمر.

بالتالي يجب ضمان اتفاق أعضاء الفريق من خلال عقد اجتماع مبدئي يضم جميع المعنيين، ومناقشة أهداف المشروع، وما تأمل في تحقيقه، وأية تحديات محتملة؛ لذا شجِّعْ الجميع على التعبير عن آرائهم، وأفكارهم، ومخاوفهم بما ذلك الأعضاء المنغلقين، لكي يشعر كل فرد أنَّه عضو فاعل في الفريق.

دوِّن كل البنود المُتَّفق عليها؛ أي يجب أن يتفق الحاضرون على آلية العمل دون أن يُصدِر القائد أوامر أو تعليمات معيَّنة، بالتالي تمنحك هذه الخطوة كتيِّب إرشادات وتعليمات يمكنك الرجوع إليه خلال المشروع؛ لذا راجِعْ هذا الكتيِّب بانتظام للتأكد من أنَّك لا تزال على المسار الصحيح، وأنَّ كل شيء يسير وفق الخطط الموضوعة.

يعد اتفاق المعنيين على آلية العمل في بداية المشروع ضرورياً لتحفيزهم، وتهيئتهم للتعاون مع بعضهم لتحقيق الأهداف المشتركة، وتجنُّب حالات سوء الفهم التي تعرقل سير عمل أفضل الفِرَق.

2. تحديد التوقعات بوضوح

يشبه طلب تقديم العروض (RFP) خطة فريق كرة السلة، وهو يتطلب توضيح أهدافك، والنتائج المتوقعة، والجداول الزمنية بدقة لكي يفهم الاستشاريون المحتملون احتياجاتك، ويساعدوك على تحقيق النجاح.

تُعَد استراتيجية فريق كرة السلة "هارلم غلوبتروترز" (Harlem Globetrotters) مثالاً يُحتذى به، فهو فريق معروف بالإبداع والمهارات المدهشة في الملعب، ولديه بالطبع خططاً دقيقة مدروسة، ولكنَّ هناك دوماً مجالاً للتميز والحركات المبتكرة الارتجالية، بالتالي، يجب أن يوازن طلب تقديم العروض بين وضوح التوقعات، وإفساح المجال للإبداع والارتجال.

صِفْ مفصل المشروع، ثم حدِّد نطاق العمل والنتائج المتوقعة وطرائق تقييم النجاح، وضَعْ جدولاً زمنياً للمشروع يتضمن المراحل الرئيسة والمواعيد النهائية، ووضِّح المتطلبات والقيود المخصصة، مثل حدود الميزانية أو المهارات المتخصصة المطلوبة. تتيح هذه المعلومات للاستشاريين تخصيص مقترحاتهم لتلبية احتياجاتك، تماماً كما يعدِّل اللاعبون حركاتهم بناءً على استراتيجية الكوتش.

حدِّدْ معايير التقييم بوضوح وشفافية لكي يعرف الاستشاريون آلية تقييم مقترحاتهم، وقارِنْ هذه المقترحات بعدل، بالتالي يحدد طلب تقديم العروض المصمَّم جيداً التوقعات بوضوح ويُرشد الاستشاريين المحتملين، تماماً كما توجه خطة اللعب فريق كرة السلة، ولكن كُن مرناً بعض الشيء وأفسِحْ مجالاً للإبداع؛ لأنَّك تبحث عن حلول مبتكرة وأفكار غير مسبوقة، فالأمر الهام هو ضمان اتفاق جميع المعنيين منذ البداية لتجنب أية مفاجآت أو كوارث في المستقبل.

3. اختيار الاستشاريين المناسبين

يبحث الكشافون في كرة السلة عن لاعبين يتفقون مع استراتيجية الفريق وثقافته؛ لذا ابحث عن مستشارين محترفين وموهوبين ولكن دون أن تركز على السمعة والشهرة، فقد يطلب بعض الخبراء أجوراً باهظة تتجاوز مقدار الإيرادات المتوقع من التعاقد معهم، وذلك بسبب الشهرة أو سنوات العمل الطويلة ضمن القطاع.

يحتاج فريقك إلى مستشار موهوب في بداية مسيرته، من أجل تخفيف الأعباء المادية من جهة، وإثارة الحماس، وتوسيع آفاق النمو في الفريق من جهة أخرى؛ أي يُفضَّل أن تختار مستشاراً يحقق التوازن بين الخبرة والتكلفة، ويتفق مع ثقافة الفريق وأعضائه.

ابحث عن الاستشاريين المحتملين الذين لديهم سجلاً حافلاً في مشروعات مماثلة، كما تفيد دراسات الحالة والمقالات الريادية في فهم كيفية عملهم وما يمكن أن يقدمونه، واستخدِم منصات، مثل "إمبروفيو.آب" (Improveo.app) للبحث عن ملفات التعريف المصنفة وفق القطاع والقدرات الاستشارية.

أرسِلْ طلب تقديم عروض مفصَّلاً عند دعوة الاستشاريين لتقديم عروضهم، وأطلِعهم على المعلومات الضرورية، فهناك طرائق متعددة للرد على طلب تقديم العروض، وتساعد هذه الإحاطة الشاملة الاستشاريين على فهم احتياجاتك المحددة وتخصيص مقترحاتهم وفقاً لها؛ إذ تُعَد هذه الخطوة أيضاً فرصة رائعة لتقييم مدى توافقهم مع فريقك؛ أي يمكنك أن تتواصل مع الاستشاري قبل دعوته للمشاركة في المناقصة إذا كنت غير متأكد من اختياره، لكي تمنحه فرصة لتقديم نفسه وشركته، وتقيِّم قدراته ومدى توافقه مع متطلباتك.

يشبه العثور على الاستشاريين المناسبين استكشاف المواهب؛ لأنَّك تريد أفضل الأفراد الذين يمكنهم العمل معاً بسلاسة، ويتعلق الأمر باختيار الأنسب لفريقك ومشروعك.

4. اختيار العرض الأفضل

أصبح لديك في هذه الخطوة قائمة بالاستشاريين المحتملين؛ لذا شكِّلْ فريقك، وتشبه هذه الخطوة اختيار أفضل اللاعبين؛ لأنَّك تحتاج إلى أفضل المواهب بجانبك لنجاح مشروعك.

قيِّم العروض التي تتلقاها بعناية، وابحث عن استشاريين يقدمون حلولاً مبتكرة، ولديهم سجلاً حافلاً بالإنجازات، ويفهمون مشروعك بدقة، واختَرْ أعضاء بارعين في العمل الجماعي وفق استراتيجية الفريق وثقافته، بالإضافة إلى تميزهم في العمل الفردي.

استلهِمْ من المدربين الأسطوريين، مثل "فيل جاكسون" (Phil Jackson) أو "غريغ بوبوفيتش" (Gregg Popovich)، فقد كانا بارعَين في العثور على لاعبِين مناسبِين لخطة لعبهم والميزانية المتوفرة، وقابلين للتطور، وقادرين على الاندماج مع أعضاء الفريق الحاليين.

ضع نظام مقارنة بناءً على معايير التقييم المخصصة بك لمقارنة العروض بموضوعية، والمفاضلة فيما بينها وفق عوامل محددة، مثل خبرة الاستشاري، وآلية عمله في المشروع، والجدول الزمني المقترح، والتكلفة، وابحث عن عروض تقدم حلولاً مبتكرة وعملية مصممة وفقاً لاحتياجاتك المحددة لتساعدك في عملية اختيار مستشارك.

قيِّم أيضاً فهم الاستشاري لمنظمتك وأهداف المشروع، فمن المرجح أن يقدم الاستشاري الذي يظهر فهماً عميقاً لاحتياجاتك نتائج ناجحة، واطلب معلومات إضافية أو توضيحات إذا لزم الأمر، واختر العرض الذي يلبِّي معاييرك جيداً ويتماشى مع أهداف مشروعك. يشبه اختيار أفضل عرض اختيار أفضل اللاعبين لفريقك، فهو يهيئك لتحقيق النجاح ويضمن اجتماع عوامل المهارات، والإبداع، والتوافق.

ابحث عن الاستشاريين المتميزين الذين يتناسبون مع خطتك، ويندمجون جيداً مع فريقك، ولديهم قابلية للنمو، ويتوافقون مع ميزانيتك.

5. توقيع عقد قوي

يجب صياغة العقد جيداً لكي يحمي مصالحك، ويحدد المسؤوليات ونطاق المشروع والجداول الزمنية؛ إذ تضع هذه الاتفاقية الأساس لتعاون سلس، وتمنع النزاعات المستقبلية، وتضمن اتفاق وتضافر الجهات المعنية، والتزامها بالخطط الموضوعة.

حدِّد في العقد نطاق العمل، والنتائج المتوقعة، والجداول الزمنية، وشروط الدفع، ومراحل العمل ومعايير قبولها، وأدرِجْ أحكاماً للتعامل مع التغييرات في نطاق المشروع أو الجداول الزمنية، بالإضافة إلى إجراءات لحل النزاعات.

تأكد أنَّ العقد يتضمن اتفاقيات السرية وعدم الإفشاء لحماية المعلومات الحساسة، وحدِّد أدوار ومسؤوليات كل من منظمتك والاستشاري لتجنب سوء الفهم.

اطرَحْ لفهم أهمية العقد القوي مثالاً عن خرق عقد شهير في تاريخ كرة السلة، وهو فشل صفقة "كريس بول" (Chris Paul) في عام 2011، كانت قد وافقت رابطة الدوري الوطني لكرة السلة (NBA) التي كانت تمتلك فريق "نيو أورلينز هورنتس" (New Orleans Hornets) في ذلك الوقت، على نقل اللاعب "كريس بول" إلى فريق "لوس أنجلوس ليكرز" (Los Angeles Lakers)، ولكن نُقِضَت الصفقة من قِبل مفوِّض رابطة الدوري الوطني لكرة السلة "ديفيد ستيرن" (David Stern)، مستشهداً بـ "أسباب مخصصة بكرة السلة"؛ إذ ترك هذا التحرك غير المتوقع فرق "ليكرز" و"هورنتس" و"هيوستن روكتس" (فريق آخر معني بالصفقة) في حالة من الفوضى، وأبرزَ أيضاً الفوضى التي يمكن أن تحدث عندما لا تكون الاتفاقيات واضحة ومقبولة عالمياً.

راجِعْ العقد بدقة واطلب المشورة القانونية لحماية مصالحك، فالعقد القوي يوجه المشروع ويساعد على تجنب المشكلات، كما يضمن الوضوح والاتفاق على جميع الشروط سلاسة تنفيذ إجراءات العمل.

سيبدأ مشروعك من خلال اتخاذ هذه الخطوات على أساس سليم، ويعرف الجميع أدوراهم ومسؤولياتهم، كما ستتلافى بهذه الطريقة أية فوضى محتملة من نقض العقد فجأة.

6. إدارة المشروع

تعد الإدارة الفعالة للمشروع مفتاح النجاح، وإنَّ قدرة الكوتش على التوجيه والتحفيز في لعبة كرة السلة هي ما تساعد الفريق على التفوق، ويوجد مثال مشهور في كرة السلة الدولية من أولمبياد 2004: لم يضم المنتخب اليوناني نجوماً لامعين، مثل المنتخب الأمريكي، ولكنَّهم كانوا متَّحدين، ومترابطين، ومتعاونين، وملتزمين بخططهم الاستراتيجية في اللعب.

لعبَ الفريق اليوناني تحت قيادة الكوتش "فوتيس كاتسيكاريس" (Fotis Katsikaris) ولاحقاً الكوتش "يوانيس يوانيديس" (Ioannis Ioannidis)، بانضباط واعتمد على العمل الجماعي بدلاً من التألق الفردي، فقادهم هذا النهج إلى انتصار غير متوقع على الولايات المتحدة في نصف النهائي وكسبوا في النهاية الميدالية الذهبية.

الأمر مشابه لمشروعات الاستشارات؛ إذ لا يتعلق الأمر فقط بالعروض المبهرة والمصطلحات التخصصية المعقدة؛ بل بالإدارة الفعالة والعمل الجماعي، وإليك الخطوات التالية لتقديم الكوتشينغ لفريق مشروعك لتحقيق النجاح:

• الحفاظ على التواصل الصريح: تأكد من أنَّ الجميع يعرفون أدوارهم ومسؤولياتهم تماماً كما يحافظ الكوتش على خطوط التواصل مفتوحة، وشجِّعْ أعضاء الفريق على مشاركة المستجدات، والمخاوف، والأفكار بحرية.
• متابعة التقدم: استخدِم أدوات إدارة المشروعات لتتبُّع مراحل العمل، والمواعيد النهائية، والنتائج المتوقعة؛ إذ يساعد التحقق المنتظم مع كل من فريقك الداخلي والاستشاري على إبقاء الجميع مسؤولين ومطلعين.
• معالجة المشكلات بسرعة: كن استباقياً في معالجة أية مشكلات أو عقبات تظهر، وقدِّم الدعم والتغذية الراجعة في الوقت المناسب للحفاظ على سير المشروع.
• التشجيع على التعاون: عزِّزْ بيئة تعاونية، فيعمل فريقك والاستشاري معاً تجاه الأهداف المشتركة، وهذا التعاون ضروري لتحقيق النتائج المرجوة.

7. الحصول على الدعم الداخلي المناسب

يمكن أن يحدث وجود فريق احتياطي قوي فرقاً كبيراً في نجاح مشروعك، تماماً كما هو الحال في كرة السلة، ويضم الفريق الاحتياطي اللاعبين الأقل شهرة، والقادرين على تقديم الدعم عند الحاجة.

كان يقود المنتخب الإسباني لكرة السلة خلال أولمبياد طوكيو 2021 لاعبين نجوم، مثل "باو غاسول" (Pau Gasol) و"ريكي روبيو" (Ricky Rubio)، ولكنَّ نجاح الفريق يُعزى أيضاً إلى فريق احتياطي قوي من اللاعبين الموهوبين، مثل "سيرجيو لول" (Sergio Llull) و"أليكس أبريينس" (Alex Abrines) وآخرين، قدَّم هؤلاء اللاعبون دعماً حاسماً، فارتقوا بمستواهم عند الحاجة لتحقيق الانتصارات وكسب الميدالية الفضية في النهاية.

يُعَد وجود فريق دعم داخلي قوي أمراً أساسياً لنجاح مشروعك الاستشاري، ويضم هذا الفريق الاحتياطي موظفين لا يشاركون مباشرة في العمليات اليومية، لكنَّهم يقدمون خبرتهم، ومهاراتهم، ويتخذون قرارات تضمن سلاسة تنفيذ الإجراءات، وإليك الخطوات التي تبني لك فريق دعم احتياطياً قوياً:

• تحديد أصحاب المصلحة الرئيسين: حدِّدْ الزملاء الداخليين الذين يقدِّمون خبرة أو موارد قيِّمة، وتواصَلْ معهم مبكراً وأبقِهم على اطلاع بتقدم المشروع واحتياجاته.
• تأسيس لجنة توجيهية: شكِّل لجنة توجيهية للمشروع أو مجموعة استشارية تضم أصحاب المصلحة الرئيسين، ويمكن أن تقدم هذه المجموعة إرشادات استراتيجية، وتتخذ قرارات حاسمة، وتقدم دعماً إضافياً وفق الحاجة.
• توفير الموارد والمعلومات: زوِّد فريقك الداخلي بالموارد والمعلومات اللازمة لدعم المشروع بفعالية، فيساهمون عندما يُطلب منهم ذلك.

يشبه بناء فريق دعم داخلي قوي تجميع فريق احتياطي قوي في كرة السلة، فهو يوفر عمقاً، وموثوقية، وقدرة على التكيف مع التحديات، ويمكنك تعزيز جهود فريقك الاستشاري وزيادة احتمال تحقيق نجاح المشروع من خلال الاستفادة الفعالة من مواردك الداخلية.

الأسئلة الشائعة

1. كيف تضمن التوافق الداخلي في مشروع استشاري؟

يتطلب تحقيق التوافق الداخلي التواصل الواضح، وإشراك جميع المعنيين في وقت مبكر من المشروع، والتحقق بانتظام للتأكد من التوافق مع أهداف المشروع.

2. ما الذي يجب تضمينه في طلب تقديم العروض (RFP) لمشروع استشاري؟

يجب أن يتضمن وصفاً تفصيلياً للمشروع، ونطاق العمل، والأهداف، والنتائج المتوقعة، والجداول الزمنية، ومعايير التقييم، كما ينبغي أن يحدد أية متطلبات أو قيود مخصصة.

3. كيف تختار أفضل مستشار للمشروع؟

من خلال تطوير نظام تقييم موضوعي يعتمد على معايير التقييم، ومراجعة العروض المقدمة للبحث عن حلول مبتكرة، والتأكد من توافق خبرة المستشار مع أهداف المشروع.

4. لماذا يُعَد العقد الجيد هاماً في المشروعات الاستشارية؟

يحمي العقد الجيد مصالحك، ويحدد المسؤوليات، ويوفر إطار عمل واضحاً للمشروع، كما يساعد على تجنب سوء الفهم والنزاعات، مما يضمن تنفيذاً سلساً.

5. ما هي تقنيات إدارة المشروعات الفعالة للمشروعات الاستشارية؟

تشمل تقنيات إدارة المشروعات الفعالة الالتزام بالتواصل المفتوح، واستخدام أدوات إدارة المشروعات لتتبع التقدم، ومعالجة المشكلات بسرعة، وتعزيز التعاون في بيئة العمل.

6. كيف يُنجِح الدعم الداخلي مشروعاً استشارياً؟

يوفر الدعم الداخلي خبرات إضافية، وموارد، وقدرات اتخاذ القرار، ويمكن أن يعزز إشراك أصحاب المصلحة الرئيسين وتشكيل لجنة توجيهية نجاح المشروع الاستشاري من خلال تقديم الدعم الشامل.

في الختام

يبدأ كل فريق في لعبة كرة السلة برؤية للنصر، ثم يجمعون مواردهم، ويحددون أسلوب لعبهم، ويعتمدون على إرشادات الكوتش لتجاوز التحديات واغتنام الفرص.

تشبه مشروعات الاستشارات مباريات كرة السلة، فنحن نتخيل أهدافنا، ونجمع المواهب المناسبة، ونقود فِرَقنا تجاه النجاح، فقد لا تكون الأمور مثيرة أو مبهرة كما هو الحال في كرة السلة، وبالتأكيد الميزانيات مختلفة، لكنَّ كل واحد منَّا يؤدي دوراً حاسماً في مجاله؛ لذا تذكَّر أنَّنا اللاعبون الأفضل في مجالاتنا المخصصة مهما كان ما نقوم به، واستمر في وضع الاستراتيجيات، والتعاون، والسعي لتحقيق الهدف المثالي.