كيفية إنشاء فريق استشاري عالي الأداء

إنشاء الفِرَق الاستشارية عالية الأداء ضروري للنجاح في أي مسعى استشاري. يستند هذا المقال إلى رؤى شاركها "آفي كاتز" (Aviv Katz)، رئيس التصميم في مرحلة الاستشارات في برنامج "يير هير" (Year Here) لتمكين الأفراد وتطوير مهاراتهم، ويناقش الجوانب الرئيسة لبناء وإدارة هذه الفِرَق، كما يستكشف التحديات التي تواجه فرق الاستشارات، والأدوار الحاسمة داخل تلك الفرق، واستراتيجيات إدارة المشاريع الفعالة لضمان الأداء الأمثل والانخراط الناجح مع العملاء.

يشارك "آفي كاتز" متطلبات الازدهار في مرحلة الاستشارة، مقدماً تجارب حقيقية قيمة بالإضافة إلى أفضل الممارسات.

بناء فريق استشاري عالي الأداء

تُجري شركة الاستشارات "يير هير" تدريباً أسبوعياً مكثفّاً لتعريف المشاركين على مهارات الاستشارة، وتهيئتهم للأشهُر القليلة القادمة. يكونون بحلول هذا الوقت قد أمضوا 5 أشهر في الوظيفة، والتي يمكن أن تُشعرهم بقليل من الوحدة وتشكل لهم تحدياً حقيقياً إما بسبب المواقف الصعبة أو لأنَّها تتطلب سلوكيات وخبرات جديدة.

ثم يتم فرزهم إلى فِرَق مع زملاء آخرين، جاهزين لتطوير مجموعة مختلفة من المهارات، بما في ذلك إدارة المشاريع، والقيادة، والبحث النوعي، وتصميم الخدمات، والتفاعل مع الجمهور. يُكلَّف كل فريق بمهمّة من عميلٍ يواجه تحديات استراتيجية حقيقية يحتاج إلى حلها.

يلاحظ المدرب "كاتز" حماسهم للمساهمة في العمل، إذ إنَّهم فضوليون للغاية حول المهمّة والسياق الذي هم على وشك الانخراط فيه، ويستكشفون ديناميكيات فريقهم الجديد بينما يقدمون أنفسهم للآخرين بلطف ووعي ذاتي.

تُقدَّم لهم أدوات وأُطر عمل لتخطيط أعمالهم مع توفير المساحة والوقت لتكوين الفريق. يحاول الأفراد المتحمسون في الأيام الأولى الإفراط في القيادة أو التنظيم، دون مراعاة باقي الفريق، وقد يبدي بعضهم سلوكاً مهذباً وهامداً مما يمنعهم من تحقيق تقدم فعلي في العمل. يبرز هنا دور الذكاء العاطفي واختلاف الشخصيات الضروري الذي يحدث فرقاً كبيراً في خلق إيقاع عمل فعال منذ البداية.

تجتمع الفِرَق مع العميل في نهاية أسبوع التدريب، بعد أن يُتاح لها الوقت الكافي للاطلاع على المهمّة، ومناقشتها، وتحليل عناصرها. تفيد التقييمات والمراجعات في تحسين الخطط والعمليات غير المدروسة.

يجب على الزملاء تحقيق تقدم سريع عند دخولهم المرحلة الأولى من المشروع، إذ إنَّ المشاريع مضغوطة بالفعل وتحتاج للاجتهاد في العمل، وغالباً ما يوجههم "كارتز" لإنجاز كل شيء خلال نصف الوقت المتفق عليه.

أولاً، لأنَّ الأمور تستغرق وقتاً أطول مما تظن، لذا من الأفضل أن تعد بأقل مما يمكنك تقديمه، وتحقق أكثر من المُتفَق عليه عن طريق تخصيص بعض الوقت في المرحلة الأخيرة من المشروع للتسليم بصورة صحيحة. ثانياً، لأنَّ ذلك يجبرهم على العمل بالتوازي بدلاً من التسلسل.

تحتاج فِرَق المشروع عادةً إلى إعادة تقييم خطط مشاريعهم في منتصف فترة العمل. إذ يكتشفون أنَّ افتراضاتهم الأولية لم تكن دقيقة، سواء حول عدد الأشخاص الذين سيجرون مقابلات معهم، أو الوقت الذي سيستغرقه إجراء مراجعة الأدبيات، أو التعاون الذي توقعوا الحصول عليه.

تكون الخطط البدائية غير واقعية أحياناً، ربما بسبب نقص الخبرة أو سوء الحظ. لكنَّ الفرق عالية الأداء، لا تتفوق بسبب الحظ أو التنظيم، بل إنَّهم يثابرون ويبدعون، ويحاولون توظيف المشاركين في ورشة عمل عبر منصات التواصل الاجتماعي الافتراضية وعلى أرض الواقع، ورسمياً أو شخصياً، ويبحثون دائماً عن طرائق بديلة. إذا حضر شخصان فقط إلى ورشة العمل، فسوف يجدون بسرعة طريقة لتغيير المسار واستخدام ذلك لصالحهم. يتيح التواصل السلس الارتجال والإبداع بين الفريق والعميل.

المناصب الرئيسة في فريق استشاري فعال

تمتلك هذه الفرق أيضاً تقسيماً واضحاً للمسؤوليات وأدوار القيادة، بما في ذلك:

1. مدير المشروع

شخص بارع في متابعة المهام، والجداول الزمنية، وحجز الاجتماعات، وتمكين أعضاء الفريق الآخرين لعدم القلق بشأن هذه الأمور.

2. مدير العلاقات مع العميل

شخص بارع بالتوسط بين توقعات العملاء والفريق، بالإضافة إلى استباق المواقف المحفوفة بالمخاطر من خلال إرسال بريد إلكتروني مطمئن، أو استشعار الحاجة لتعزيز الثقة ومعرفة كيفية التعامل مع ذلك.

3. مدير المحتوى

شخص يتمتع بفضول فكري ويدفعه الحماس لفهم الموضوع بسرعة، بما في ذلك التشريعات ذات الصلة، وأحدث تقارير السياسات، والاتجاهات وتاريخ هذا الموضوع، والتنبيهات على وسائل التواصل الاجتماعي التي تسمح له بمتابعة التطورات.

4. قائد بحث

شخص يعرف كيفية تصميم بحث نوعي، بما في ذلك وضع أسئلة البحث، وإنشاء استبيانات أو أدلة مناقشة، والتخطيط لكيفية تخزين البيانات وتركيبها، والأهم من ذلك، القدرة على تمييز البحث القيِّم والمثير للاهتمام عن المعلومات الثانوية الشائعة.

5. مناصب أخرى

يمكن أن تشمل مصمم أو ميسر يتدخل عند تصميم خدمة جديدة، أو شخصاً مختصاً في المالية والاقتصاد يمكنه قيادة التخطيط أو التحليل التجاري.

لا تنحصر هذه المناصب دائماً بشخص معيَّن، فأحياناً يتقاسم شخصان الأدوار، وربما يتولى شخص واحد أكثر من دور. تفشل عادةً الفِرَق التي لا تفصل بين المناصب، ولا تحدد المسؤوليات بدقة، وتسمح للجميع بأداء مهام متنوعة. إذ يعاني الأفراد في هذه الفِرَق من الاحتراق الوظيفي بسرعة؛ لأنَّهم لا يعرفون مهامهم بالتحديد ويشعرون بعبء مهام كثيرة في الوقت نفسه. يؤدي هذا في النهاية إلى الفوضى وتراكم المهام والإحباط.

إدارة المشاريع لفِرَق الاستشارة

تكون الأسابيع الأخيرة من المشروع الاستشاري عادةً الأكثر سلاسة. قد لا تكون سهلةً، ولكنَّها متوقعةٌ؛ لأنَّ النتائج النهائية تكون قد بدأت تتَّضح. يدرك العملاء أيضاً أنَّ الوقت ينفد ويساعدون الفرق في إنجاز المهام، سواءٌ من خلال توظيف المشاركين، أو تجميع البيانات، أو المساعدة في تنظيم الفعاليات.

تكون الأسابيع الأخيرة – غالباً – الأكثر انشغالاً؛ إذ يعمل الزملاء طوال اليوم، وأحياناً حتى المساء وعطلات نهاية الأسبوع للانتهاء من قوائم المهام وإنتاج المخرجات النهائية. إنّ وضوح الأدوار والمسؤوليات والعمل الجماعي الجيد، يسهّل إدارة هذه الفترة المكثّفة.

يتطلب توضيح الأدوار وجود مدير مشروع دقيق أو نظام عمل مدروس يمكِّن الجميع من معرفة مهامهم، وتقييم تقدمهم بدقة. بينما يكون تمكين العمل الجماعي من خلال الاهتمام المقصود والمدروس بالفريق وأعضائه.

من السهل فقدان التركيز على فاعلية الفريق عندما يعمل كل شخص منفرداً من مكان ما، لذا تخصص الفِرَق الجيدة وقتاً للتواصل المنتظم، والتخطيط لبعض الانتقادات الودية لعمل بعضهم، والعمل في نفس المكان، وإيجاد طرائق متنوعة لدعم بعضهم بعضاً.

تنتهي جميع المشاريع بنجاح كبير، مع شعور عظيم بالإنجاز لما تم تقديمه في فترة زمنية قصيرة. تكمن القيمة المضافة في التعلم الذي يتم اكتسابه في هذه المرحلة، ونقل بعض الطاقة أو الإلهام أو العلاقات إلى المرحلة النهائية من البرنامج: المشاريع.

في الختام

إنَّ إنشاء فريق استشاري عالي الأداء يتطلب رؤية واضحة، وتخطيط دقيق، واعتماد أفضل الممارسات في إدارة المشاريع والتعامل مع العملاء. يمكن لأي فريق استشاري تحقيق الأداء الأمثل والتغلب على التحديات التي قد تواجهه من خلال اتباع الإرشادات الموضحة في هذا المقال والاستفادة من الخبرات المقدمة.

يعتمد النجاح في هذا المجال اعتماداً كبيراً على التعاون والتفاهم بين أعضاء الفريق، والتركيز على الأهداف المشتركة، والتكيف مع التغيرات والتحديات التي قد تظهر خلال مسيرة المشروع.

باتباع هذه الخطوات والحرص على تطوير مهارات القيادة وإدارة المشاريع، يمكن بناء فريق استشاري قوي وقادر على تقديم حلول فعالة ومبتكرة تلبي احتياجات العملاء وتحقيق نتائج ملموسة.