إدارة العاملين عن بُعد: 4 نصائح لتعزيز التعاون والإنتاجية

يفضِّل عدد من الأشخاص العمل عن بُعد في الوقت الحالي، وخصيصاً المستقلين منهم، فتشير الأبحاث إلى أنَّ 4.8 مليون مستقل، يصفون أنفسهم حالياً بأنَّهم رحَّالة رقميون (digital nomads)؛ أي عمَّال اختاروا عيش أسلوب حياة مستقل دون التقيد بمكان عمل واحد، ويمكنهم بفضل التكنولوجيا السفر والعمل عن بُعد في أي مكان في العالم. كما يتطلع عدد كبير من الموظفين إلى العمل عن بُعد، مثل الرحَّالة الرقميين.

تُعد القدرة على العمل عن بُعد من أبرز الأسباب التي تدفع الناس للعمل المستقل، ولكن بالمقابل، يخشى مدراء الشركات أن تمنعهم هذه المرونة من إدارة فِرَقهم ومتابعة سير العمل عن بُعد بفعالية؛ إذ تستقطب الشركات بسبب ميزة العمل المستقل المواهب والكفاءات من كافة أنحاء العالم، ولكن يمكن أن تواجه بعض الصعوبة في بناء العلاقة معهم.

يغني الاعتماد على فريق متنوع من عدة مناطق حول العالم المؤسسة بالمهارات والمواهب التي تحتاجها للازدهار، كما يسهِّل ظهور تقنيات التعاون الجديدة الشركات توسيع وجودها الوطني أو العالمي بتكاليف وأعباء إدارية أقل.

كيفية إدارة العاملين عن بعد لتعزيز الإنتاجية والتعاون

نناقش فيما يأتي 4 نصائح إدارية للعمل بسهولة وفعالية مع المحترفين المستقلين عن بُعد:

1. تأكَّدْ من أنَّ لديكما رؤية مشتركة

تبدأ العلاقة القوية بين العميل والمستقل بالتأكد من فهم كلٍّ منهما للآخر، خصيصاً إذا اقتصر التواصل على المكالمات الهاتفية، أو البريد الإلكتروني، أو الاتصالات المرئية، فمن خلال التعرف على المستقل، يمكنك تجاوز العثرات البسيطة قبل أن تتفاقم.

حدِّدْ التوقعات والتزم بها

خصِّصْ وقتاً قبل بدء المشروع لتحديد توقعات واقعية ومناسبة، ولا تتجاهل إجراءات القبول والتأهيل الاعتيادية فقط؛ لأنَّ الموظف يعمل عن بُعد؛ بل إنَّ الأمر هاماً في هذه الحالة للتأكد من اتفاقكما على الأهداف نفسها من البداية، بالتالي ناقِشْ أهداف المشروع، ومراحل العمل، وأهداف الأداء، واطرح أي سؤال يخطر ببالك، وأجب عن جميع استفسارات الموظف المستقل.

2. حدِّدْ استراتيجيات التواصل

أنشِئْ علاقة قائمة على الثقة من خلال اعتماد خطة واضحة للتواصل، واتَّفِقْ على وسائل وطرائق التواصل من البداية لتجنب أي سوء فهم في المستقبل، بالتالي عيِّنْ نقطة اتصال ثابتة لكل قسم في حال كان هناك أكثر من فريق يعملون على مشروع واحد.

حدِّدْ أوضاع ومعايير التواصل

تضمن خطة التواصل المدروسة الالتزام بالمواعيد المتَّفق عليها، ومناقشة المشكلات وحلها بسرعة؛ إذ يمكنك جدولة موعد ثابت للاجتماع مع الموظف المستقل دورياً، أو الحصول على تقرير مكتوب، أو مكالمة هاتفية كل أسبوعين، أو مكالمة فيديو شهرية؛ لذا اختر ما يناسبك، وخذ اختلاف التوقيت بالحسبان إذا كان المستقل في منطقة زمنية مختلفة عنك، واتَّفِقْ معه على طريقة التواصل في الأوقات الحرجة.

3. اعتمِدْ على التكنولوجيا في تنظيم العمل

تسهِّل التكنولوجيا الجديدة على المدراء ترتيب التعاون في الوقت الفعلي مع المستقلين، وهناك مجموعة متنوعة من الخيارات التي يمكن أن تنسِّق العمل عن بُعد.

استخدِمْ الأدوات المناسبة لاحتياجات مشروعك

تُنشِئ أدوات إدارة المشروعات، مثل "بيز كامب" (Basecamp) قوائم مهام، وتقويمات مشتركة، ونقاشات افتراضية جماعية، وتعد "دروب بوكس" (Dropbox) أو "جوجل درايڤ" (Google Drive) خيارات جيدة لأنظمة التخزين السحابية، أمَّا بالنسبة للتواصل والاجتماعات يمكنك اعتماد "سلاك" (Slack)، أو "ويب-إكس" (WebEx)، أو "جو تو ميتينغ" (GoToMeeting)، بالتالي يجب أن تختار أدوات مريحة وسهلة الاستخدام بالنسبة لكل منكما.

حدِّدْ التواريخ النهائية والتزِمْ بها

قد يبدو الالتزام بالمواعيد النهائية أمراً بديهياً، لكنَّ هذه نقطة هامة خصيصاً عند العمل مع المستقلين عن بُعد، فيحافظ الالتزام بالمواعيد النهائية من جانبك على سير المشروع.

تحلَّ بالمسؤولية ولا توسِّع نطاق العمل

خصِّصْ بعض الوقت لمراجعة نطاق العمل مرة أخرى لمناقشة المواعيد والمسؤوليات المرتبطة بالمشروع قبل بدء العمل؛ إذ يجب مراجعة مراحل المشروع للتأكيد على الالتزامات والمسؤوليات المطلوبة، ومناقشة أي عمل تود إضافته إلى العقد قبل بدء المشروع.

4. ركِّزْ على علاقة العميل بالمستقل

يتطلب التعاون مع العاملين عن بُعد (خصيصاً المستقلين) إيجاد مستوى الإشراف المثالي لضمان سير العمل.

العاملون المستقلون ليسوا موظفين قانونياّ

العاملون المستقلون مسؤولون عن إدارة كل من العملية والنتيجة لتحقيق الأهداف المتَّفق عليها والموضحة في العقد؛ لذا عُدْ دائماً إلى العقد واعتمِدْ عليه عند تحديد التوقعات ومناقشة النتائج المرجوَّة، بالتالي ليس عليك الإشراف على المستقل لحظة بلحظة؛ بل قيِّم الأداء بناءً على النتائج النهائية والتفاعلات التي تجمعكم طوال فترة المشروع.

في الختام

يعدُّ العمل عن بُعد أحد التطورات الهامة في مشهد العمل الحديث، ومع تزايد عدد الأشخاص الذين يفضلون هذا النمط من العمل، تتبنَّى الشركات تقنيات واستراتيجيات فعالة لإدارة وتوجيه فِرَق العمل عن بُعد، سواءً كنت مديراً يسعى للاستفادة من مواهب العاملين عن بُعد أم مستقلاً يتطلع للتميز في هذا النمط من العمل، فإنَّ تطبيق النصائح والتوجيهات المذكورة في هذا المقال سيحقق النجاح والازدهار في بيئة العمل الرقمية.