10 أسس لقيادة عمليات استشارية فعالة ومربحة

تعتمد الربحية والفاعلية في الشركات الاستشارية على أكثر من مجرد زيادة الإيرادات أو إدارة سير العمل، ونظراً لأنَّك تواجه تقلباً في الطلب والتحدي المتمثل في تخصيص خدماتك والضغط الذي تتعرض له من أجل توفير الموارد لعملياتك الاستشارية؛ فأنت تحتاج إلى حلول بسيطة.

هذا المقال هو دليلك إلى اكتساب رؤية شاملة والتحكم في أعمالك، وهما العاملان الدافعان للكفاءة التشغيلية والربحية، ويتناول المقال المحركات الرئيسة التي غالباً ما يتم تجاهلها في شركات الخدمات المشغولة، وستتعلم كيف يمكن للتكنولوجيا المناسبة أن تدعمك أنت وفريقك في توفير الوقت والمال وتعزيز الكفاءة.

10 أسس لقيادة عمليات استشارية فعالة ومربحة:

1. إدارة علاقات العملاء إدارةً استثنائية:

ينطوي كل تفاعل مع العملاء على إمكانية فتح آفاق جديدة لعملك، ولكن لا يوجد ضمان بأن يكون كلٌّ منها جديراً بالوقت والموارد التي تستثمرها.

تتعلَّق إدارة علاقات العملاء الفعالة بالاحتفاظ بقاعدة بيانات جهات اتصال العملاء، وتتعلَّق أيضاً بتحويل كل اتصال إلى فرصة مستمرة، فإذا كنت قادراً على تخزين البيانات والرجوع إليها بحكمة باستخدام منصة توفر الأتمتة وإدارة سير العمل، فستكون في وضع يمكِّنك من فهم وتوقع احتياجات عملائك المحتملين والحاليين.

يعني اكتساب مزيد من المعلومات:

• مزيداً من القرارات المستندة إلى البيانات.
• ميزة تنافسية أكبر.
• فرصة أكبر للعمل المتكرر.

كيفية استخلاص القيمة من تحسين العلاقات مع العملاء:

• جمع بيانات عملائك في مساحة مركزية وتخصيصها.
• زيادة تواتر التواصل مع العملاء.
• الاستفادة من التفاصيل المتعلقة بالعملاء لدفع الأعمال المتكررة.

2. إدارة مسار المبيعات التنبؤي:

في نشاط تجاري صغير إلى متوسط الحجم، يمثل مسار مبيعاتك لمحة عن أدائك المستقبلي خلال فترة تتراوح بين ستة إلى اثني عشر شهراً، ويكمن السر وراء مسار المبيعات الفعال في ضمان توافق رسالتك مع الطلب في السوق ونقل قيمة عروضك بوضوح منذ البداية.

من خلال تطبيق نظام لتتبع وتحليل العملاء المحتملين والتقدم في المبيعات، يمكنك جعل هذه العملية التي تستغرق وقتاً طويلاً أقل استهلاكاً للموارد، وأكثر دعماً لمرحلة تسليم العمل للعميل.

يوفر مسار المبيعات المنظم ما يأتي:

• كفاءة التحويل.
• بيانات قيِّمة عن العملاء.
• التنبؤ الدقيق بالإيرادات.

كيفية استخلاص القيمة من استراتيجية مسار المبيعات المركزة:

• إدارة النشاطات ومسار المبيعات بكفاءة.
• مواءمة استراتيجيات المبيعات مع عروض الخدمات.
• تحسين الاستراتيجية بناءً على الأداء السابق.

3. تبسيط عملية تقديم العروض:

قد يكون تقديم العروض إما عائقاً أو نقطة تحول، فباستخدام الأدوات الصحيحة، يمكنك تحويله إلى عملية فعالة توفر الوقت، وتذهل عملاءك المحتملين والعملاء الحاليين من خلال التخصيص الشامل والسرعة الفائقة.

باستخدام القوالب المخصصة، يمكنك إنشاء عروض احترافية وشخصية يضمن تتبعها من خلال بوابة العميل وأتمتة سير العمل سهولة العرض والقبول، وعدم تفويت أي فرصة للمتابعة.

تؤدي كفاءة تقديم العروض إلى:

• دورات مبيعات أقصر.
• تعزيز رضى العملاء.
• تحسين التدفق النقدي.

كيفية استخلاص القيمة من تقديم عروض منظمة:

• استخدم القوالب لتقديم عروض أسرع.
• تخصيص العروض لتلبية احتياجات كل عميل.
• تنفيذ نظام للتتبع.

4. إدارة عمل العميل بكفاءة:

إنَّ إدارة عمل العميل تشبه الموازنة بين عدة كرات في نفس الوقت، وإذا سقطت واحدة، فقد ينتهي العرض، ويتطلب الأمر توازناً دقيقاً بين التخطيط والتواصل والمراقبة، وإنَّ القدرة على التكيف مع المتطلبات المتغيرة والتحديات غير المتوقعة هي أمر لا غنى عنه.

تساعد أدوات إدارة المشاريع التي تربط إدارة المهام وتقديم الخدمات بالوظائف الأخرى لرحلة العميل على إبقاء عملياتك الاستشارية على المسار الصحيح وفي حدود الميزانية، وهما مكونان أساسيان لتحقيق الربح.

تسهم الإدارة السلسة لعمل العميل في:

• التخطيط الدقيق للمشروع.
• التواصل الجماعي السلس.
• توقُّعٍ أفضل لأعباء العمل.

كيفية استخلاص القيمة من عمليات عمل العميل الدقيقة:

• وضع خطط المشروع والجداول الزمنية الدقيقة.
• استخدم أدوات التعاون المرئية.
• مراقبة الميزانيات والأهداف المرحلية.

5. تتبع الوقت بدقة:

تسجيل الوقت هو ممارسة معتادة في الاستشارات، ولكن العد التنازلي البسيط مقارنة بالإجمالي المتوقع لن يفي بالغرض، فتمنحك الدقة فهماً للفروق الدقيقة في كيفية قضاء فريقك للوقت، والأهم من ذلك، بيانات قابلة للتنفيذ عن الكفاءة التشغيلية.

يمكن أن يكشف التتبع الدقيق للساعات القابلة للفوترة وغير القابلة للفوترة عن أوجه القصور المخفية وفرص تحسين العملية، ويؤثر النهج المتطور لتتبع الوقت بشكل مباشر في فاعلية مستشاريك ويعزز أرباحك في كل عملية استشارية.

يسمح تتبع الوقت المستمر بما يأتي:

• زيادة دقة الفواتير.
• تحسين الإنتاجية.
• رؤى أعمق لاستخدام الموارد.

كيفية استخلاص القيمة من ممارسات تتبع الوقت باستمرار:

• فرض تسجيل الوقت باستمرار.
• مراجعة بيانات الوقت بانتظام لتحديد المشكلات.
• دمج تتبع الوقت مع الفواتير.

6. توزيع الموارد:

للوصول إلى أهدافك التشغيلية والتنموية، تحتاج إلى تعيين الأشخاص المناسبين للمهام المناسبة، ويتطلب ذلك مرونة في كيفية تخصيص وقت الأشخاص ومهاراتهم، خاصة إذا التزمت بالعملاء الجدد قبل أن تتأكد من قدرتك على الوفاء بالوعود.

إنَّ مفتاح التكيف مع التزاماتك الحالية والقادمة هو الاستفادة من أدوات الجدولة المتقدمة والتي تمنحك نظرة عامة عن توفر الفريق وخبرته وكيفية تداخلها مع النطاقات والجداول الزمنية.

تتيح الجدولة الديناميكية ما يأتي:

• تحسين تنفيذ المهام.
• تحسين مواءمة مجموعة المهارات.
• تعزيز الاستفادة من الفريق.

كيفية استخلاص القيمة من التوزيع الصحيح للموارد:

• استخدام الجدولة التلقائية لتعيين الأشخاص بشكل مثالي.
• تتبع الوقت المخصَّص للعملاء والعمليات الاستشارية.
• تنفيذ الأدوات المناسبة لمعرفة مدى توافر الموارد.

7. شفافية الفواتير وإدارة المدفوعات بشكل منهجي:

إنَّ الفوترة وإدارة المدفوعات ليستا مجرد مهام إدارية، ففي حال إدارتهما إدارة خاطئة، قد تؤثران سلباً في تدفقك النقدي، وفي حال إدارتهما إدارة جيدة، فيمكنهما تحسين إدارة الشؤون المالية لشركتك.

قد يؤدي توحيد وتبسيط عمليات الفوترة إلى زيادة الكفاءة من خلال تقليل الوقت غير القابل للفوترة، ومن خلال إعداد الدفع التلقائي، يصبح من السهل تشجيع وإدارة العمل المتكرر، وقد تساعد المراجعة المنتظمة لاتفاقيات العملاء والبيانات التلقائية عن الربحية على تحديد أنواع العملاء الذين ترغب في الاستمرار في خدمتهم.

تؤدي إدارة الفوترة والمدفوعات تلقائياً إلى:

• تدفق نقدي ثابت.
• زيادة قيمة العميل الدائمة.
• مزيد من فرص الإيرادات.

كيفية استخلاص القيمة من إدارة الفواتير والمدفوعات:

• توفير الوقت من خلال الفواتير الجماعية للعملاء.
• استخدم قوالب الفواتير والمدفوعات.
• تعديل الرسوم بناءً على بيانات أرباح العميل.

8. الإدارة الاستباقية للنفقات:

قد يكون لإدارة النفقات بشكل فعال تأثير كبير في مقدار ما تحققه من أرباح لكل عملية استشارية ولكل عميل، والوقت الذي يستغرقه استرداد النفقات غير المتوقعة.

يحتاج فريقك إلى طريقة لتتبع النفقات بدقة لأهداف عمل محددة، وتحتاج إلى عملية موافقة سريعة ويمكن التنبؤ بها، فعندما تؤثر النفقات غير المخطط لها في ميزانيتك، من الضروري نقل هذه التكاليف إلى العميل في أقرب وقت ممكن من خلال تسريع الاسترداد.

تدعم الإدارة الدقيقة للنفقات ما يأتي:

• خفض التكاليف التشغيلية.
• الثقة في ضوابط التكلفة.
• كفاءة الميزانية.

كيفية استخلاص القيمة من تتبع النفقات:

• تبسيط تسجيل النفقات والموافقة عليها.
• تحميل العملاء النفقات في أثناء المشروع.
• مراجعة بيانات النفقات لتعديل الميزانيات.

9. التحصيل التلقائي للمدفوعات:

بصرف النظر عن مدى كفاءتك في تقديم الفواتير لعمل العميل، فإنَّ العملية لا تكتمل إلا باستلام المدفوعات، ومن أجل ميزانيتك الشهرية، والتدفق النقدي، والكفاءة التشغيلية، يجب أن تكون ممارسات تحصيل المدفوعات صارمة وشفافة.

تعكس الفواتير الموحدة وطرائق الدفع السهلة الاحترافية لعملائك وتقلل احتمال الأسئلة والتأخيرات التي تؤدي إلى التأخر في الدفع، كما أنَّه من المفيد تسهيل تحديث العملاء لتفاصيل الدفع الخاصة بهم.

يسهِّل تحصيل الدفعات المتوقعة ما يأتي:

• فوترة العمل المتكرر بسهولة.
• تحسين التدفق النقدي.
• الدفع في الوقت المحدد.

كيفية استخلاص القيمة من التحصيل الصارم للمدفوعات:

• تقديم خيار التحويلات المصرفية الآلية.
• إرسال رسائل تذكير بالمدفوعات المتأخرة.
• متابعة تنفيذ سياسة الدفع المتأخر.

10. تقارير ورؤى شاملة:

إنَّ اتخاذ القرارات المدعومة بالبيانات أمر بديهي لجميع الشركات اليوم، فللوصول إلى مرحلة تستخدم فيها مقاييس ذات معنى، يجب أن تستخدم أداة واحدة تجمع المعلومات عن عملائك ومشاريعك الاستشارية في مساحة مركزية.

يجب أن تكون الأداة قادرة على عرض استخدام الميزانية، واستخدام الفريق، والفواتير المعلقة، وربحية المشروع، ومزيد في لوحات تحكم يسهل الوصول إليها، وستوفر التقارير المتعلقة بالوقت والقيمة والإيرادات والمهام والمتغيرات الرئيسة الأخرى السياق اللازم لإنشاء عمليات تجارية محكمة.

توفر الرؤى العميقة المتعلقة بالأداء والتكاليف ما يأتي:

• البيانات الخاصة بقرارات العمل الرئيسة.
• دليل على فاعلية الموارد.
• الوعي بالتوجهات الداخلية.

كيفية استخلاص القيمة من رؤية أفضل للبيانات:

• التنبؤ بالإيرادات باستخدام البيانات المتعلقة بالمبيعات والعمل القادم.
• تعديل الموارد باستخدام البيانات المتعلقة بأداء الفريق.
• تقييم أرباح العميل والخدمات شهرياً على الأقل.

في الختام:

إنَّ خدمات الاستشارات التي يقدمها فريقك والعمل الذي تقوم به خلف الكواليس متنوعة وواضحة المعالم في الوقت نفسه، وتتوفر عدة عوامل مؤثرة يمكن استثمارها لتحسين عمليات فريقك بشكل ملحوظ، وتحقيق نتائج أفضل في العمليات الاستشارية لعملائك، فمن خلال الجمع بين الاستراتيجيات في كل من الأسس العشرة المذكورة آنفاً، يمكنك تحقيق أهدافك وتجاوزها بكثير.