6 خطوات للحصول على خدمة استشارية

في بيئة اليوم التي تتَّسم بعدم اليقين، تواجه الشركات تحديَ البقاء والتكيف، فيتطلب جمع المعلومات وتحليلها ووضع استراتيجيات للتغلُّب على العقبات والاستفادة من فرص النمو وتحسين الإجراءات خبرةً كبيرةً ومهارات متخصصة.

لهذا السبب، تلجأ الشركات إلى الخدمات الاستشارية في مراحل مختلفة من دورة حياتها، وثمة حقيقة مثيرة للاهتمام عن تأثير الاستشارات وردت في دراسة أجرتها شركة "ديلويت" (Deloitte) في عام 2021، فوفقاً للدراسة، يعتقد 71% من الرؤساء التنفيذيين الذين عملوا مع مستشار أنَّهم حققوا نتائج أعمال أفضل واتخذوا قرارات أكثر استنارة على نحو أسرع.

تفيد الخدمات الاستشارية الشركات العاملة في مجموعة متنوعة من المجالات، لذلك دعونا نتعمق قليلاً.

النهج الصحيح للتعامل مع شركة استشارية:

النهج الصحيح للشركات التي تسعى للحصول على خدمة استشارية أول مرة هو تقسيم العملية إلى مراحل أو خطوات، ولضمان نتيجة واضحة للتفاعل، من الضروري البدء بتحديد أهدافك الحقيقية.

عليك اختيار العديد من الشركات للحصول على إحاطة أولية حتى تتمكن من التواصل معهم لمناقشة الخبرات والتجارب ذات الصلة وحالة كل شركة استشارية، فكلما كان الهدف أكثر تعقيداً، زاد الاهتمام باختيار الشركة الاستشارية.

إليك 6 خطوات للحصول على خدمة استشارية:

1. تحديد الأهداف:

تتطلب الخطوة الأولى في عملية الاستشارة من الشركة تحديد مشكلات أو أهداف أو فرص محددة تتطلب خبرة خارجية، ويمكن أن تكون هذه أي شيء بدءاً من الكفاءة التشغيلية وحتى استراتيجيات الدخول إلى السوق أو التحول الرقمي، وعادةً ما يتضمن تحديد نطاق وأهداف المشروع الاستشاري أصحاب المصلحة الرئيسين في المنظمة، مثل الرؤساء التنفيذيين ورؤساء الأقسام.

ضع أهدافاً ذكية (SMART) للتأكُّد من أنَّها محددة (واضحة ودقيقة)، وقابلة للقياس (كمية)، وقابلة للتحقيق (واقعية)، وذات صلة (تتماشى مع رسالة الشركة)، ومحددة زمنياً (حدد الموعد النهائي).

من أجل قياس التقدم والنجاح، ضع مؤشرات الأداء الرئيسة، على سبيل المثال، إذا كان الهدف هو زيادة حصة السوق، فقد تتضمن مؤشرات الأداء الرئيسة النسبة المئوية للنمو حصة السوق في فترة زمنية معينة.

ملحوظة: تبدأ الاستشارة دائماً بوضع أهداف واضحة وقابلة للقياس، وهذه الأهداف توجِّه التنفيذ الناجح للمشروع الاستشاري.

2. تأسيس المشروع:

يجب أن تبدأ المؤسسة الاستشارية بوضع خطة شاملة للمشروع تتضمن المهام والأهداف المرحلية والجداول الزمنية، وتحديد كل مهمة بوضوح من حيث غرضها ونتائجها، وتحدد خطة المشروع المسؤوليات لأعضاء الفريق في كل من الشركة الاستشارية وفريق العميل، وهذا يضمن فهم الجميع لأدوارهم ومسؤولياتهم.

من المفيد جداً إنشاء ميثاق مشروع يلخص غرض المشروع وأهدافه ونطاقه وأصحاب المصلحة فيه والجداول الزمنية الرئيسة، ويكون بمنزلة وثيقة مرجعية طوال مدة العمل.

تحدد مرحلة تأسيس المشروع التوقعات وقنوات التواصل وعمليات إدارة المشروع بوضوح، وتضمن أن يكون لدى فريق الاستشارات وفريق العميل فهم متسق لأهداف المشروع والخطوات اللازمة لتحقيقها، وتؤدي هذه المرحلة دوراً رئيساً في الحفاظ على وضوح المشروع وضمان فاعلية التواصل طوال فترة العمل الاستشاري.

نصيحة: شكِّل فريق مشروع يعمل بشكل وثيق مع الاستشاريين الخارجيين، من خلال ضم أعضاء من الإدارات ذات الصلة إلى الفريق، ولا ينبغي أن يكون مجرد شخص واحد، بل يجب مراعاة الخبرات المتنوعة للفريق الداخلي.

3. تحليل البيانات:

يجمع الاستشاريون البيانات اللازمة ويحللونها لغرض التشخيص، ويعمل المستشارون مع فريق العميل لتحديد مصادر البيانات والوصول إليها، وقد يشمل ذلك بيانات الشركة الداخلية وقواعد بيانات مجال العمل وتقارير أبحاث السوق والتغذية الراجعة من العملاء ومعلومات المنافسين.

اعتماداً على أهداف المشروع، يمكن استخدام الإحصاءات الوصفية أو تحليل الانحدار أو التجميع أو خوارزميات التعلم الآلي، وتُعرض البيانات في شكل مرئي باستخدام المخططات والرسوم البيانية ولوحات المعلومات لجعل المعلومات المعقدة أكثر سهولة وتأثيراً لكل من الفريق الاستشاري وفريق العمل.

يمكن للاستشاريين التحقيق في الأسباب الجذرية للمشكلات أو الفرص المحددة، وهذا يساعد شركتك على فهم العوامل الأساسية التي تؤثر في العمل، واستناداً إلى تحليل البيانات، يستخلص المستشارون استنتاجات عملية ويقدمون توصيات مستنيرة لمعالجة التحديات التي يواجهها العميل.

ملاحظة: قد تنتهي الجلسات الاستشارية عند هذه الخطوة أو الخطوة التالية، لذا عليك التعبير بوضوح عن نطاق العمل الذي تتوقع أن تكمله الشركة الاستشارية.

4. تطوير الاستراتيجية:

بناءً على التحليل، يرسم المستشارون استراتيجيات وخرائط طريق مخصَّصة لتحقيق أهداف الشركة، وتُناقش هذه المبادئ التوجيهية وتُوضع اللمسات النهائية عليها مع إدارة الشركة لضمان توافقها مع رؤية الشركة وأهدافها.

يُجري الاستشاريون عصفاً ذهنياً ويضعون مجموعة من الخيارات والأساليب الاستراتيجية لمعالجة المشكلات المحددة، ويجري تقييم كل خيار استراتيجي من حيث المخاطر والتسويات المحتملة، وغالباً ما يضع الاستشاريون خطة تنفيذ تدريجية وخريطة طريق تحدد تسلسل الإجراءات والأهداف المرحلية اللازمة لإنجاز الاستراتيجيات الموصى بها، وتُحدَّد مؤشرات الأداء الرئيسة (KPIs) والمقاييس لقياس التقدم والنجاح في الاستراتيجية.

ملاحظة: اطلب من الشركة الاستشارية تقييم ما إذا كانت لديك الموارد والقدرات والمهارات اللازمة لتنفيذ الاستراتيجية الموصى بها بكفاءة.

5. التنفيذ:

غالباً ما يؤدي المستشارون دوراً نشطاً في تنفيذ الاستراتيجيات الموصى بها، ويعملون جنباً إلى جنب مع موظفي الشركة، ومرحلة التنفيذ هي المرحلة التي تُوضع فيها الاستراتيجيات المصمَّمة في المراحل السابقة موضع التنفيذ، ويتطلب التنفيذ الفعال لخطط العمل التنسيق بين الفريق الاستشاري ومنظمة العميل، ومفتاح التنفيذ الناجح للاستراتيجية هو الرقابة الصارمة.

الاختبار التجريبي: عندما تتطلب الاستراتيجية تغييراً أو ابتكاراً كبيراً، يمكن إجراء برامج تجريبية أو تجارب صغيرة النطاق لاختبار المبادرات المقترحة وتحسينها قبل التنفيذ على نطاق واسع.

التدريب ونقل المهارات: يمكن للاستشاريين تدريب موظفي الشركة لضمان استدامة الحلول المنفذة.

6. التقييم النهائي:

يُقاس نجاح المشروع بناءً على الأهداف ومؤشرات الأداء الرئيسة المحددة مسبقاً، وتقدم شركة الاستشارات تقريراً نهائياً يلخص نتائج الاستراتيجيات المنفذة، وتضمن هذه الخطوة تحقيق المؤسسة الاستشارية للأهداف، وتقديم القيمة، وتزويد شركتك بالمعرفة والقدرات اللازمة لتحقيق النجاح المستدام.

نموذج الاستشارات النموذجي هو عملية تعاونية للعمل الجماعي لتحقيق نتائج قابلة للقياس تتماشى مع أهداف الشركة؛ إنَّه يجمع بين الخبرة في مجال العمل وتحليل البيانات والتخطيط الاستراتيجي لإيجاد حلول تعزز نمو الأعمال والابتكار.

مجالات العمل التي يمكن أن تستفيد من الاستشارات:

1- الاستشارات الإدارية:

يقدم المستشارون الإداريون المشورة للمؤسسات بشأن كيفية تحسين أدائها، وهم يساعدون على التخطيط الاستراتيجي والهيكل التنظيمي والكفاءة التشغيلية، على سبيل المثال، يمكن للمستشار الإداري مساعدة شركة تجزئة على تحسين سلسلة التوريد لتقليل التكاليف وتحسين أوقات التسليم.

2- الاستشارات المالية:

يقدم المستشارون الماليون المشورة بشأن التخطيط المالي واستراتيجيات الاستثمار وإدارة المخاطر، على سبيل المثال، يمكن للمستشار المالي مساعدة الشركة على تحسين الضرائب وإنشاء محفظة استثمارية.

3- الاستشارات التسويقية:

يساعد مستشارو التسويق الشركات على رسم استراتيجيات تسويقية فعالة للوصول إلى جمهورها المستهدف، على سبيل المثال، يمكن لشركة ناشئة الاستعانة بمستشار تسويقي لإنشاء استراتيجية تسويق لمنتج ما.

4- الاستشارات التكنولوجية:

مستشارو التكنولوجيا متخصصون في حلول وأنظمة تكنولوجيا المعلومات، فهم يساعدون الشركات على تنفيذ البرامج وتدابير الأمن الإلكتروني واستراتيجيات التحول الرقمي، على سبيل المثال، يمكن لمستشار التكنولوجيا تحسين إدارة بيانات المرضى من خلال تقديم المشورة لمؤسسة الرعاية الصحية لتنفيذ السجلات الطبية الإلكترونية، والإشراف على العملية برمتها.

5- الاستشارات القانونية:

يتمتع المستشارون القانونيون بالخبرة في مختلف مجالات القانون ويساعدون الشركات في القضايا القانونية، على سبيل المثال، يمكن للمستشار القانوني مساعدة الشركة الناشئة على التعامل مع حقوق الملكية الفكرية وتسجيل العلامات التجارية.

6- استشارات المبيعات وتطوير الأعمال:

يتعامل هؤلاء المستشارون مع استراتيجية المبيعات وتوسيع السوق ونمو الإيرادات، ويمكنهم مساعدة شركة برمجيات على تحديد قطاعات السوق الجديدة ووضع استراتيجية مبيعات لاستهدافها.

7- استشارات الموارد البشرية:

يقدم مستشارو الموارد البشرية المشورة بشأن اكتساب المواهب وشؤون الموظفين وسياسات مكان العمل، على سبيل المثال، يمكن لمستشار الموارد البشرية أن يساعد شركة تكنولوجيا متنامية على تطوير حزمة تعويضات تنافسية لاستقطاب أفضل المواهب.

8- الاستشارات البيئية:

يقدم المستشارون البيئيون المشورة بشأن الاستدامة والتنظيم البيئي والمشكلات البيئية، ويمكنهم مساعدة شركة تصنيع على تنفيذ ممارسات صديقة للبيئة لتقليل انبعاثات الكربون وضمان الامتثال للقوانين البيئية.

يرجى ملاحظة أنَّ قائمة مستشاري الأعمال لا تقتصر على هؤلاء، فيوجد في كل مجال عمل تقريباً متخصصون به، يتمتعون بخبرة عميقة في قضايا محددة معقدة، وقادرون على إيجاد حل للطلبات الدقيقة والمخصَّصة جداً.

5 فوائد للخدمات الاستشارية:

1- الخبرة والمعرفة المتخصصة:

يتمتع الاستشاريون بخبرة وافية ومعرفة متخصصة، فغالباً ما تكون لديهم خلفية في مجالات مختلفة ويكونون على دراية بالتوجهات الجديدة والحلول المبتكرة، وتساعد هذه المعرفة والخبرة الشركات على حل المشكلات المعقدة واتخاذ قرارات مستنيرة مع توفير الوقت والموارد.

2- الجدوى الاقتصادية:

تُعد الخدمات الاستشارية وسيلة مجدية اقتصادياً للوصول إلى خبرات رفيعة المستوى دون الالتزام طويل الأمد والتكاليف العامة المرتبطة بتعيين موظفين بدوام كامل، ويمكن للشركات الاستعانة باستشاريين لمشاريع محددة أو لفترة زمنية محددة.

3- منظور جديد وموضوعي:

يقدم المستشارون منظوراً خارجياً غير متحيز، ويمكنهم تحديد الفرص والمخاوف التي قد لا تكون واضحة لفِرق العمل الداخلية؛ لأنَّهم غير متأثرين بالتحيزات أو السياسات الداخلية، فيوفر هذا المنظور الجديد نهجاً أكثر مرونة وإبداعاً لحل المشكلات والتخطيط الاستراتيجي.

4- التنفيذ الفعال للمشروع:

غالباً ما يكون لدى الاستشاريين منهجيات وأدوات محددة بوضوح لتحسين إنجاز المشاريع، فيعملون على تحسين كفاءة العمليات، وهذا يؤدي إلى تسريع إنجاز المشروع وتحقيق النتائج المرجوة ضمن قيود الميزانية، إضافة إلى ذلك، في بداية التعاون، يشارك الجميع في تحديد الأهداف التي يتعين تحقيقها والموارد اللازمة والإطار الزمني.

5- تخفيف المخاطر:

يساعد المستشارون الشركات على تحديد المخاطر المرتبطة بتنفيذ المشروع وتخفيفها، وبوصفه جزءاً من المشروع العام، يحلل المستشار المخاطر المتعلقة بالاستراتيجية المختارة قبل البدء في التنفيذ، وهذا يعني أنَّ لديك دائماً خطة احتياطية بديلة.

في الختام:

في بيئة الأعمال المتسارعة، تعد الخبرة أمراً أساسياً للنمو والابتكار، وقد تكون شركات الاستشارات مصدراً للمعرفة المتخصصة والخبرة في مجال العمل؛ لذا لا تتردد في الاستفادة من هذا المورد القوي للحصول على ميزة تنافسية، واعلم أنَّ العمل مع شركة استشارات هو دائماً شراكة مربحة للطرفين، وأنَّ الاستشاريين حريصون على مساعدتك على تحقيق النجاح.