5 نصائح يحتاجها المتعاقد المستقل لإدارة وقته بذكاء وفاعلية

إحدى أعظم مزايا العمل المستقل هي الحرية التي يوفرها في تحديد عدد وأيام العمل، على عكس الوظائف في الشركات التي تفرض على موظفيها العمل لثماني أو تسع ساعات ولمدة خمسة أيام في الأسبوع.

لكن بصفتك تعمل بشكل مستقل، فإنَّ المشكلة تكمن في أنَّه لا يوجد جدول زمني مفروض عليك؛ لذلك قد تواجه بعض الصعوبات في إدارة وقتك.

ستجد في هذا المقال 5 نصائح تساعدك على إدارة وقتك بشكل فعَّال وتنظيم جدولك الزمني كيفما تشاء وهي:

1. حدِّد أهدافاً واقعية:

غالباً ما يعني العمل بشكل مستقل القيام بعدَّة مهام في إطار مهنتك؛ لذلك من المُحتمل أن تجد أنَّك تتعامل مع عدد غير قليل من المهام.

قد يكون من المغري أن تجعل هدفك اليومي هو إنجاز كافة المهام الموجودة لديك، في حين أنَّ العمل لساعات طويلة غالباً ما يكون جزءاً من طبيعة العمل كمتعاقد مستقل، فمن الضروري أن تبقى واقعياً عندما تخطط لكيفية إنجاز أهداف اليوم.

بدايةً لا تضع توقعات لنفسك ولا تقدِّم التزامات لعملائك ما لم تكُن واثقاً بقدرتك على تحقيق ما وعدت به.

الطموح شيء رائع، ولكنَّ منح نفسك الوقت الكافي لإنجاز المهام بما يتلاءَم مع قدراتك أفضل بكثير من السعي إلى تحقيق إنجازات كمية دون أخذ النوعية أو الجودة في الحسبان.

2. خصِّص وقتاً أكثر مما تتوقع لإنجاز المهام:

عندما تفكِّر في مقدار الوقت الذي تستغرقه مهمَّة من المهام، فإنَّك غالباً ما تميل إلى توقُّع أنَّ المهمة ستستغرق أقل من الوقت المقدَّر لها، أو أنَّك ستُفاجِئ العميل بتسليمه العمل في وقت مبكِّر جداً؛ ولكنَّ إنشاء جدول زمني صارم لإنجاز المهام لا يحتمل وجود أي خطأ قد يؤدي إلى المزيد من الإرهاق.

عندما تنظِّم جدولك الأسبوعي أو اليومي، أَضِف 20% إلى الوقت المُتوقَّع لإنجاز كل واحدة من المهام، ومن الجيد أيضاً أن تضع في جدولك أوقاتاً خالية من المهام لتتمكَّن من استثمارها في حالات المهام الطارئة أو المهام التي غفلت عنها خلال يوم العمل.

إذا حصلتَ في نهاية اليوم على ساعة فراغ، فاستثمِرها في مهام إدارية أو ابدأ بمشروع آخر، أو خذ استراحة للتخلُّص من التوتر.

3. خصِّص وقتاً للمهام الاعتيادية:

تختلف أيام العمل عن بعضها بالنسبة إلى المتعاقد المستقل، ولا يشبه اليوم الحالي اليوم الذي سبقه ولا اليوم الذي سيليه؛ لذلك تكوِّن إدارة الوقت شيئاً بالغ الأهمية.

قد يكون من الصعب جداً أن تجدول المهام في جدولك الزمني مبكراً جداً؛ وذلك لأنَّك لا تعرف ما يمكن أن يطرأ من تغييرات، وأحد الأخطاء الشائعة التي يرتكبها الناس في أثناء تنظيم جدول زمني أو إنشاء قائمة مهام هي التفكير في الأشياء الكبيرة التي يجب أن يقوموا بها.

ربما لا يكون لديك يوم نموذجي تعتمد عليه لتنظيم جدولك الزمني، إلَّا أنَّه يوجد العديد المهام الاعتيادية الهامَّة التي تُعَدُّ جزءاً من نشاطاتك اليومية والأسبوعية؛ بل وحتى الشهرية.

قد تتضمن هذه المهام قراءة رسائل البريد الإلكتروني والرد عليها، أو دفع الفواتير شهرياً، أو حتى أخذ استراحة.

تتكرر هذه الأنشطة بانتظام خلال أيام عملك؛ لذلك قد تنسى أن تخصص الوقت الكافي لها في جدولك الزمني؛ لذلك من أجل إدارة وقتك بشكل أكثر فاعلية؛ احرَص على تخصيص الوقت الكافي للمهام الروتينية.

4. حدِّد أولوياتك حسب المهام الأكثر أهمية:

عندما تكون لديك قائمة مهام طويلة، فإنَّ تحديد الأولويات يصبح خطوة بالغة الأهمية لإدارة الوقت بذكاء وتحقيق أكبر فائدة منه.

ضع في رأس قائمة أولوياتك المهام ذات المواعيد النهائية القريبة، ومن ثم أَنشِئ جدولك الزمني بناءً على شخصيتك ونمط عملك.

إحدى استراتيجيات إدارة الوقت التي ينصح بها الخبراء هي العمل أولاً على إنجاز المهام الصعبة أو التي تستغرق الكثير من الوقت، ومن ثم تتفرغ لباقي المهام، بينما يقترح آخرون العمل على المهام السريعة والسهلة؛ وبذلك تتهيأ نفسياً وذهنياً إلى العمل على المهام الصعبة تباعاً.

لكنَّ الخيار الأمثل بالنسبة إليك يعتمد على إدراك أسلوبك في العمل، وتحديد الوقت خلال اليوم الذي تكون فيه في قمة إنتاجيتك، وتخصيص هذا الوقت لإنجاز المهام التي تتطلَّب تركيزاً أكبر.

5. ضع حدوداً واجعل الآخرين على علم بها:

إن لم يكُن لديك جدول عمل صارم، فقد يتداخل الوقت المخصص للعمل مع الوقت المخصص لحياتك الشخصية؛ لذلك فإنَّ مهارات إدارة الوقت الفعالة أساسية للحفاظ على التوازن بين العمل والحياة الشخصية.

قد تشعر دون هذه المهارات بفقدان الحافز والقدرة على الإنتاجية، أو قد تُصاب بالإرهاق سريعاً؛ لذلك وفي الظروف العادية التي لا توجد فيها حالات أو ظروف طارئة؛ يجب أن تحدد موعداً ثابتاً لإنهاء عملك، واجعل عملاءَك وأصدقاءَك على اطِّلاع بالساعات المخصصة للعمل، والأهم من ذلك أن تلتزم بهذه الساعات.