7 استراتيجيات لتوجيه عملياتك الاستشارية بكفاءة

إنَّ جلب أعمال استشارية جديدة هو أمر مثير، ولكن، كما تعلم، فإنَّ التحدي الحقيقي يبدأ في اللحظة التي يوافق فيها عميل جديد على التعامل معك، ويُطلَب منك إثبات القدرة على الوفاء بوعودك طوال مدة العقد.

إذا كانت عملية توجيه ممارساتك في عمليات تقديم الاستشارات غير متَّسقة أو غير فعالة، فقد تواجه ما يأتي:

• فواتير غير دقيقة وخسارة في الإيرادات.
• إرهاق الموظفين أو عدم استثمار جهودهم على الوجه الأمثل.
• ضعف الأداء على صعيد تسليم العمل والاستشارات.
• بطء عملية صنع القرار وعدم كفاءتها.

أنت لست وحدك: يشير أحد التقارير إلى أنَّ 41% من الفرق القائمة على الخدمة تواجه صعوبة في تعيين الأشخاص للمشاريع بسبب عدم وجود رؤية واضحة لمدى توفر الموارد.

إنَّ امتلاك الرؤية المناسبة هو حل للمشكلات المذكورة آنفاً، وخطوة رئيسة نحو جعل شركتك أكثر كفاءة وربحية، ومع ذلك، يتطلب الحصول على هذه الرؤية خطة كاملة بدلاً من مجرد تكتيك أو اثنين.

7 استراتيجيات لتوجيه عملياتك الاستشارية بكفاءة:

1. الحصول على تفاصيل دقيقة باستخدام التتبع الآلي للوقت:

للحصول على نتائج دقيقة، تحتاج إلى رؤى دقيقة، ولتحديد جدوى كل عملية استشارية، تحتاج إلى معرفة كيفية توزيع وقت فريقك تاريخياً وكيف يجب أن يتغير ذلك للتعامل مع العمل الجديد بكل أريحية.

إذا كان الاستشاريون التابعون لك يخصمون وقتهم من مجموعة واحدة من الساعات أو يعتمدون على التتبع اليدوي للوقت الفردي، فمن المحتمل أن يفضي ذلك إلى عدم الدقة وأوجه القصور (الخفية ربما) التي تؤثر سلباً في الفوترة وتعيين الموارد البشرية للعملية التالية.

إحداث التغيير

اختر منصة تقوم تلقائياً بتتبع النشاط وتسجيل الوقت لأشياء مثل المبيعات والمهام والعقود.

يؤثر تتبع الوقت آلياً في:

• الفريق: يقلل من العبء الإداري ويحد من الأخطاء.
• الكفاءة: يضمن احتساب كل ساعة قابلة للفوترة.
• النتيجة: يوفر بيانات حاسمة لتخطيط المشاريع.

النتيجة الأكثر واقعية لتتبع الوقت هي أنَّك أنت وفريقك تتخذون قرارات ذكية تسرِّع كل عملية جديدة وتدعم ربح العملاء بقوة.

2. فهم عبء العمل الحالي لديك بالتفصيل:

يمنحك الفهم التفصيلي لعبء العمل الحالي لفريقك الثقة في توزيع العمل الجديد بكفاءة وواقعية، فيجب أن يكون كل مستشار من فريقك قادراً على العمل بأقصى طاقته مع الحفاظ على صحته النفسية.

دون معرفة ما يعمل عليه فريقك الآن، قد تبالغ في استخدام الموارد عن غير قصد، وهذا قد يؤدي إلى خطر الإرهاق والتضحية بجودة الخدمات الاستشارية التي يتلقاها عملاؤك.

إحداث التغيير

اعرف التفاصيل الدقيقة باستخدام أداة تعمل على دمج تتبع الوقت ورؤى الفريق والمشروع ومهام عمل العميل، إضافة إلى عرض مدى توفر الفريق في الوقت الفعلي.

يؤثر فهم عبء العمل في:

• الفريق: يقلل من التوتر ويحسن الاحتفاظ بالموظفين.
• الكفاءة: يدعم تحديد أولويات العملية الاستشارية بشكل أفضل.
• النتيجة: يؤمِّن الموارد المناسبة في الوقت المناسب.

الفوائد الأكثر إثارة للتأكد من أنَّ كل عملية استشارية تحظى بالاهتمام الذي تستحقه هي رضى العملاء وفرص توسيع أو تطوير فريقك.

3. الرجوع إلى البيانات في الوقت المناسب لتحسين استخدام الموارد:

تحتاج فقط إلى تخصيص وقت ومهارات فريقك، وتحتاج إلى تحسينهما أيضاً، ويعد معدل تحسين استخدام الموارد مؤشراً رئيساً على مدى كفاءة تخصيص الموارد في أي وقت معين، ولكن لا يمكنك حل مشكلة لا يمكنك رؤيتها.

إنَّ استخدام سجلات الوقت التقريبية (أو عدم وجود بيانات على الإطلاق) سيتركك من دون صورة واضحة عن مدى تحسين استخدام الموارد، وقد تضطر إلى التخمين أو الاعتماد على كلمات الاستشاريين لتحديد من يمكنه وينبغي له تولي العمل القادم.

إحداث التغيير

احصل على حق الوصول إلى لوحة معلومات استخدام الموارد في الوقت المناسب التي تؤكد توازن الوقت القابل للفوترة وغير القابل للفوترة.

يؤثر تحسين استخدام الموارد في:

• الفريق: يُظهر من يستثمر وقته بشكل مفرط أو قليل لتحسين توزيع الموارد.
• الكفاءة: تمكِّنك من تعيين العمل بسرعة وثقة.
• النتيجة: تبسيط إعادة توزيع المهام الاستشارية.

يمكنك زيادة الساعات القابلة للفوترة والحفاظ على الزخم عند الاستجابة لطلبات العملاء الجديدة.

4. إسناد المهام بناء على المهارات:

عندما لا يكون المستشارون مناسبين للعملاء، فقد لا يتمكنون من تقديم مستوى الخدمة الذي تعد به شركتك على الرغم من موهبتهم، ويؤدي إسناد المهام مع مراعاة القدرة والخبرة إلى تحسين الكفاءة التشغيلية ونتائج العميل.

يتمتع جميع أعضاء فريقك بالقدرة، ولكن قوة خلفياتهم وتخصصاتهم الفريدة قد لا تظهر إذا كانوا غير متوافقين مع العملاء، وفي النهاية، قد تتأثر أرباح عملائك ومعدل الاحتفاظ بهم.

إحداث التغيير

استخدم منصة تسمح لك بإدخال وتتبع مجموعات مهارات الموظفين، والفرز حسب المهارات وربط المهارات بالعمل أو الإنجازات.

يؤثر إسناد المهام بناء على المهارات في:

• الفريق: تعزيز العمل عالي الجودة والنمو المهني.
• الكفاءة: تمكين الاستشاريين من حل المشكلات بشكل أسرع.
• النتيجة: تحقيق رضى العملاء باستمرار.

من فوائد إسناد المهام بناء على المهارات هو إمكانية زيادة الساعات القابلة للفوترة والحفاظ على الزخم عند الاستجابة لطلبات العملاء الجدد.

5. تطبيق قوة الجدولة التلقائية الديناميكية:

إنَّ الطبيعة غير المتوقعة للاستشارات والجداول الشخصية تزيد من مخاطر عدم رضى العملاء، وحتى لو لم يتتبع مستشاروك المهام الدقيقة، فتوجد طرائق سهلة لجعلهم أكثر كفاءة وتأثيراً في العمل.

ربما تعيِّن عمليات استشارية جديدة استناداً إلى تواريخ الانتهاء المتوقعة للعمليات الاستشارية الحالية فقط، ولكن ماذا يحدث عندما يطرأ تغيير؟ هل أنت مستعد للاستجابة بسرعة وتلبية احتياجات جميع العملاء على قدم المساواة؟

إحداث التغيير

استفد من الأداة التي تعيد جدولة المهام وتعدِّل حسب الضرورة في أثناء قيام فريقك بتسجيل الوقت والعمل.

تؤثر الجدولة التلقائية في:

• الفريق: إلغاء الحاجة إلى إعادة الجدولة اليدوية.
• الكفاءة: مواءمة الموارد تلقائياً مع الاحتياجات.
• النتيجة: توفير راحة البال بأنَّ جميع العمليات الاستشارية مأخوذة في الحسبان.

باستخدام الجدولة التلقائية، ستقضي وقتاً أقل في المهام الإدارية غير القابلة للفوترة ونتيجة لذلك تقلِّل النفقات العامة والتكاليف.

6. التنبؤ الاستباقي بالقدرات:

معرفة أنَّ لديك الفريق المناسب للوفاء بالتزامات اليوم أمر جيد، لكنَّ التخطيط للمستقبل قد يكون أكثر تحدياً، وبمجرد أن تبني عمليات فعالة لتوزيع الموارد على أعمالك الحالية، يحين الوقت للتفكير في كيفية تخطيطك للمشاريع المستقبلية بشكل أفضل؛ لذا يجب أن يكون لديك نظام موثوق به لتقييم قدرتك على تولي مشاريع جديدة.

قد يؤدي التعامل مع المشاريع الجديدة بشكل ارتجالي بدلاً من التخطيط المسبق إلى ضغوطات في اللحظة الأخيرة ويمنعك من تحقيق أقصى استفادة من مواردك، وسواء كان لديك فريق داخلي أم كنت تستعين بمصادر خارجية، فإنَّ عدم وجود رؤية واضحة لقدرتك على تولي مشاريع جديدة يعرضك لخطر مواجهة تحديات غير متوقعة.

إحداث التغيير

استخدم لوحة تحكم ذكية لجدولة المهام، فيمكنك تجميع المهام أو عرض قدرة كل فرد على حدة خلال الأسابيع أو الأشهر القادمة، وهذا يساعدك على تخطيط العمل بشكل أفضل وتجنب الضغط.

يؤثر التنبؤ الاستباقي بالقدرات في:

• الفريق: تحسين توزيع عبء العمل.
• الكفاءة: يساعدك على تجنب التأخير في المشاريع الجديدة.
• النتيجة: يفتح الباب أمام مزيد من العملاء والخدمات.

الدافع الأساسي للتركيز على القدرات المستقبلية هو الفرصة لاكتساب ميزة تنافسية والتخطيط للنمو باستخدام تنبؤات مالية أكثر فاعلية.

7. تحسين عملية صنع القرار من خلال الرؤى المتكاملة:

قد تؤدي القرارات في الوقت المناسب إلى نجاح العلاقة مع العميل أو فشلها، وحتى لو سارت معظم العمليات الاستشارية على ما يرام، فسوف تحتاج في بعض اللحظات حتماً إلى إعادة التقييم، وهنا يكون من الضروري أن تعرف بالضبط مدى جودة استثمار فريقك أو مدى ربح العميل.

قد تخصِّص مواردك بكفاءة، ولكن ما هو التأثير؟ لا توفر البيانات غير المترابطة الأرقام ولا الثقة لتحليل وضع شركتك أو المضي قدماً في قرارات الأعمال الكبيرة.

إحداث التغيير

ادمج جميع وظائف عمل العميل في منصة تولِّد تلقائياً البيانات التي تحتاج إليها عن كل مرحلة من مراحل العمل الاستشاري.

تؤثر البيانات الكاملة في:

• الفريق: تزويدهم بمعلومات عن تأثير العمل اليومي.
• الكفاءة: اتخاذ جميع القادة قرارات بناءً على بيانات واضحة ومتسقة.
• النتيجة: الحفاظ على العمليات السلسة على الأمد الطويل.

أكبر فائدة من وجود جميع المعلومات في مكان واحد هو إمكانية تكوين صورة شاملة عن عمليات شركتك وتمكين العملاء من تحقيق عائد الاستثمار بشكل أسرع.

في الختام:

غالباً ما يتم إغفال تفاصيل التخصيص الصحيح للموارد لأنَّها قد تبدو معقدة، ولكن مع الأدوات الصحيحة، يمكنك توزيع عبء العمل بحكمة والتنبؤ بما ستحتاج إليه لتحسين الكفاءة، وإبقاء عملياتك الاستشارية على المسار الصحيح، وفي النهاية، زيادة أرباح شركتك.

خلص نفس التقرير الذي ذكرناه في مقدمة هذا المقال إلى أنَّ 70% من الشركات التي استثمرت في البرامج التي تحتوي على ميزات إدارة الموارد شهدت زيادة كبيرة في نضج العمليات.

يمكن لشركتك تحقيق هذه التحسينات عندما تستثمر في حل شامل لدعم احتياجات تخصيص الموارد لديك منذ بداية رحلة العميل وحتى التسليم والدفع وتجديد العقد.