ما أهمية تعيين مستشار الأعمال؟ وما هي مهامه وكيفية اختياره؟

إنَّ الكم الهائل من العمل المطلوب لإدارة شركة صغيرة أو متوسطة يجعل الأمر صعباً، وبالنسبة إلى أصحاب الأعمال، يعدُّ التعامل مع كل شيء وحدهم أمراً صعباً من الناحية العملية، بدءاً من التمويل إلى الموارد البشرية إلى المساعدة التكنولوجية، لكن ليس عليهم أن يكتشفوا كل شيء بأنفسهم، لأنَّه من السهل جداً التعاقد مع وكالة استشارية للحصول على الدعم.

في هذا المقال، سنناقش أهمية تعيين مستشار أعمال لشركتك، فيمكن للشركات تحسين الأداء وتنفيذ التعديلات الأساسية لتحقيق النجاح من خلال الاستعانة باستشاري، ومن الضروري العمل مع مستشاري الأعمال الذين نجحوا في إدارة مشاريع مثل شركتك ولديهم خبرة؛ لذا سنناقش مهام مستشار الأعمال وكيف يفيدك تعيين أحدهم في توسيع نطاق عملك.

فوائد تعيين مستشار أعمال

قد يشعر روَّاد الأعمال الذين لديهم شركات صغيرة ومتوسطة الحجم بقدر كبير من التوتر، وإنَّ بدء عمل تجاري أو تعلُّم كيفية إدارته أمر صعب، لا سيما أنَّ أصحاب الأعمال هؤلاء يجدون أنفسهم في كثير من الأحيان مضطرين إلى القيام بواجبات رئيس الموارد البشرية، ونائب الرئيس للشؤون المالية، واختصاصي الإعلان، ورئيس المبيعات، والعديد من المهام الأخرى.

نظراً لتعدد المهام التي يتولاها أصحاب الأعمال الصغيرة، فقد يستنفدون أصولهم وقدراتهم العقلية بسرعة، وإنَّ عدم وجود وقت كاف لإنجاز كل شيء هو أحد التحديات الرئيسة التي يواجهها أصحاب المشاريع الصغيرة.

يتخصص المستشارون في مجالات وموضوعات مختلفة، ومن ذلك الاستراتيجية والرقابة والإدارة والتوظيف والشؤون المالية والتمويل وتكنولوجيا المعلومات والمبيعات والتسويق، ويمكن للاستشاريين تقديم الخبرة ووجهة نظر محايدة للمساعدة على توجيه الأعمال.

توجد مجموعة متنوعة من المزايا المحتملة للعمل مع مستشار الأعمال، مثل المساعدة على الإدارة المالية، وإنشاء استراتيجيات عمل قابلة للتنفيذ، وإعداد العمليات والإجراءات التشغيلية، وغيرها.

إليك بعض مزايا التعاقد مع مستشار الأعمال:

1. حل المشكلات:

يساعد مستشار الأعمال على حل المشكلات بإنشاء خطط تسويقية فعالة وتعزيز الإجراءات الداخلية للمنظمة، وتقديم وجهة نظر جديدة عن المشكلات الحالية وتوصيات مبتكرة لحلها.

2. التواصل:

قد تكون شبكة العلاقات الواسعة التي يمتلكها المستشار مفيدة لشركتك، وذلك بتقديمك لمهنيين يمكنهم تزويد عملك بخدمات قيِّمة مثل المشورة وخدمة إدارة الموظفين في الشركات الصغيرة.

3. أبحاث السوق:

تمنحك الاستفادة من خبرة المستشار إمكانية الوصول إلى بيانات السوق وتسمح لك بتحديد التوجهات التي ستوجِّه عملية صنع القرار، فإذا كنت ترغب في تحقيق النجاح على الأمد الطويل، فهذا لا يُقدَّر بثمن.

كما ترى، يقدم المستشار مجموعة من الخدمات التي تدعم توسع شركتك ونجاحها.

تشمل الفوائد الأخرى النقاط الآتية:

1. توفير الوقت

يقيِّم المستشار وضع شركتك والموارد التي تمتلكها حالياً للحصول على تقييم أكثر موضوعية لكيفية تحسين المنظمة، ومن ثم توفير وقتك الثمين من تجربة خيارات مختلفة قبل الاستقرار على مسار ناجح، فقد يكون لدى شركتك رؤية للمكان الذي تريد أن تكون فيه، ومع ذلك، فإنَّ فهم مكانها الحالي يعد نقطة انطلاق ممتازة.

يقدم المستشار أفكاراً عن كيفية زيادة كفاءة الشركة مع تحديد مزايا وعيوب كل نهج، فيمكن للمديرين توفير الوقت باستخدام هذه المعلومات بدلاً من الاضطرار إلى التعامل مع كمٍّ هائل من البيانات التي قد لا يفهمونها تماماً في شكلها الأولي، ويمكن للاستشاريين تقديم تحليلات الفجوات إضافة إلى حلولهم، وهذا قد يؤدي إلى تنبؤات أفضل ومواعيد إنجاز أكثر قابلية للتحقيق.

تتطلب استشارات الأعمال قدراً كبيراً من الإعداد والتحقيق والتنظيم، فيمكن للاستشاريين توفير الوقت عند استخدامهم للأدوات المناسبة، منها:

برنامج إدارة علاقات العملاء:

يجب ألا يُستخدم برنامج إدارة علاقات العملاء (CRM) لتسجيل معلومات الاتصال بالعملاء ومشاركة الملفات ومراقبة حالة العملاء المحتملين فحسب، إذ ينبغي أن تسهم السجلات الخاصة بالعملاء والتي تحتوي على بيانات دقيقة في بناء علاقات قوية وتعزيز التفاعلات الداخلية والخارجية.

برنامج اقتراح المشاريع:

يرسل الاستشاريون مقترحات الأعمال بانتظام، لذا قد يُسهم اعتماد منصة تحتوي على قوالب في توفير ساعات من العمل، ويتسم البرنامج بتناسق العلامة التجارية والمظهر مع الاقتراحات.

أدوات إدارة المشروع:

يشرف غالبية مستشاري الأعمال على العديد من المشاريع لمختلف العملاء في وقت واحد؛ لذا يجب أن يكون لديهم حلول إدارة المشاريع المصممة تحديداً لمساعدة المؤسسات القائمة على خدمة العملاء. ‌

2. توفير التكاليف

يمكن للمستشار مساعدتك على توفير الوقت والمال، ففي الأعمال التجارية، تعد إدارة الوقت والاستفادة القصوى منه أمراً هاماً جداً، فكلما قلَّ إهدار الموارد والأموال، كان العمل أفضل، وقد لا تتمكن أنظمة وعمليات الشركة من التعامل مع أعباء العمل المتزايدة إذا كانت تتوسع بسرعة، ومن الممكن تعليم أحد الموظفين الحاليين كيفية تحسين الأنظمة، لكن قد يستغرق هذا وقتاً لا تمتلكه شركتك.

قد يكون تبسيط العمليات وتحسينها عملية تعلُّم طويلة، فغالباً ما تنتج الخبرة معلومات أكثر من البحث الأكاديمي، وهذا يزيد من الوقت والتكلفة المرتبطة بتطوير المهارات داخلياً.

حتى بعد اكتساب المهارات اللازمة، لا يوجد ضمان لانتهاء المشروع، ويفتقر الموظفون إلى وجهة النظر المحايدة الضرورية لاكتشاف الإجراءات غير الضرورية لأنَّهم يرتبطون ارتباطاً وثيقاً بالشركة.

قد يبدو توظيف مستشار مُكلِفاً في البداية، وربما لا تبدو التوفيرات العامة كبيرة، لكنَّ زيادة الإنتاجية والكفاءة في شركتك ستجعل الأمر يستحق العناء، ولا توجد فترة انتظار أو رسوم إضافية مرتبطة بالتدريب، إضافة إلى ذلك، قد يكون لدى المستشارين مواردهم الخاصة من خلال اتفاقيات سابقة قد تكون مفيدة لشركتك، وهذا يوفر لك وقت البحث عنها، كما أنَّهم يحذرونك من الخيارات التي قد تكلف شركتك أموالاً أكثر مما توفره.

بعد اعتماد خطة التحسين، يقدم المستشار تدريباً عملياً لمساعدة موظفيك على اكتساب الكفاءة في العمليات الجديدة، وتُطبَّق المهارات على الفور، وتُعالج المشكلات قبل ارتكاب أي أخطاء مكلفة.

3. الخبرة

إنَّ الصفات الرئيسة التي تجعل المستشارين ذوي قيمة هي معرفتهم ومهاراتهم المحددة وتأثيرهم، فقد يكون لدى الاستشاريين فهم أوسع وأعمق لتوجهات الشركة، وصعوبات مجال العمل، والتقنيات والإجراءات الجديدة من الموظفين الداخليين لأنَّهم يعملون مع مجموعة من الشركات.

عند تقديم المشورة للشركات عن كيفية تحقيق أهدافها، مثل تبسيط الإجراءات أو خفض التكاليف، يعتمد المستشارون الإداريون على مجموعة متنوعة من القدرات والخبرات، وتمكِّنهم كل سمة من إقامة علاقات مثمرة مع الآخرين داخل المنظمة ورسم مسار واضح للعمل.

يتولى مستشارو الإدارة مهمة تحديد المشكلات المحتملة داخل الشركة، ولاستكشاف كيفية تحسين الشركة، قد يبحثون في قواعد البيانات للحصول على بيانات سابقة، ومخططات هيكلية، وإحصاءات المبيعات، والأنظمة المستخدمة.

عند مساعدة الشركات على تحقيق أهدافها، يعتمد مستشارو الإدارة اعتماداً كبيراً على خبرتهم في الأعمال التجارية، وعند تحليل البيانات، قد يكون من المفيد فهم أساسيات المعاملات، والسجلات المالية، وتأثيرات السوق، خاصة إذا كان الهدف هو تحسين الأداء المالي، وإنَّ فهم الهياكل التنظيمية والمعايير هو جانب آخر من جوانب امتلاك المعرفة التجارية.

مهام مستشار الأعمال

تتكون منهجية مستشار الأعمال عادة من ثلاث مراحل:

1. مرحلة الاستكشاف:

يبدأ أي مستشار أعمال بجمع أكبر قدر من المعلومات عن شركتك في هذه المرحلة، فيقضي المستشار الممتاز الوقت في مقابلة المالك والموظفين لفهم أكبر قدر ممكن عن الشركة، وقد يقوم المستشار بـ:

• الانتباه إلى بيئة العمل.
• عقد اجتماع مع مجلس الإدارة والموظفين.
• تحليل الشؤون المالية للشركة.
• مراجعة جميع الوثائق المتعلقة بالشركة، ففي مرحلة الاستكشاف، يكتشف المستشار مزيداً عن تفاصيل أهداف شركتك وعملياتها الجارية.

2. مرحلة التقييم:

ينتقل مستشار الأعمال إلى مرحلة التقييم بعد اكتساب فهم شامل لمؤسستك بهدف تحديد المكان المطلوب للتغيير، وتتضمن هذه المرحلة تحديد مزايا وعيوب شركتك إضافة إلى المشكلات الحالية أو المحتملة.

• يجب على المستشار أن يبحث في المشكلات التي لاحظتها الإدارة والمالك، فيتمتع المستشارون بالموضوعية، وهذا يسمح لهم بتحديد المشكلات الجديدة أو غير المتوقعة.
• يجب على مستشار الأعمال إعداد حلول للمشكلات التي يكتشفها، إضافة إلى وضع استراتيجيات لاغتنام الفرص لتوسيع الشركة وزيادة الربحية وتحسين الكفاءة، على سبيل المثال، إذا كانت شركتك تمتلك فريق مبيعات قوياً ولكنَّ قسم التسويق ضعيف، فهذه فرصة لتعزيز قدرات التسويق والاستفادة القصوى من فريق المبيعات.

3. مرحلة التنفيذ:

أما المرحلة الثالثة، والتي تُعرف غالباً بمرحلة إعادة الهيكلة أو تنفيذ الخطة، فيجب أن تبدأ بمجرد توصُّل شركتك والمستشار إلى اتفاق بشأن الاستراتيجية، وفي هذه المرحلة، يزيد المستشار أصولك الحالية ويقلل من التزاماتك المالية، إضافة إلى ذلك، يراقب التقدم المحرز في الخطة ويُجري أي تعديلات ضرورية.

كيفية اختيار المستشار المناسب لعملك

قد يكون من الصعب اختيار مستشار أعمال يلبي متطلبات شركتك، فمن الهام جداً معرفة من أين تبدأ وأن تتعامل مع الأمور تدريجياً، سواء كنت تبحث عن شخص ما لمساعدتك على تلبية متطلباتك الاستراتيجية رفيعة المستوى أم عن خبير مختص في حل المشكلات لتعزيز عملياتك.

قد يكون أصعب عنصر بالنسبة إلى الإدارة أو المالك هو اختيار مستشار الأعمال المناسب، فيجب أن يكون المستشار شغوفاً بمهنته، ويسعى جاهداً لتحقيق الجودة، ويهتم بالتفاصيل والتنظيم، ويعد العثور على مستشار يتمتع بخبرة في هذا القطاع أو لديه معرفة بأنواع المشكلات التي تواجهها شركتك أمراً هاماً جداً.

إليك بعض النصائح للعثور على مستشار أعمال:

• استخدم شبكتك الاجتماعية الحالية بوصفها نقطة انطلاق لبحثك عن مستشار أعمال، وغالباً ما تكون التقييمات العامة أقل جدارة بالثقة من الإحالة من شريك أو مالك شركة آخر يعاني من موقف مماثل، فاسأل معارفك عما إذا كانوا يعرفون متخصصين في الموضوع يمكنهم مساعدتك على حل مشكلتك الخاصة.
• ابحث في الأسواق المتخصصة التي يمكنها مساعدتك على العثور على مستشارين حسب المنطقة والموضوع والميزانية، ولا تتردد في استخدام شبكات التواصل الاجتماعي، فعادةً ما يشير عدد كبير من التوصيات إلى خبرة المستشار المحتمل، فانظر بعناية إلى النتائج الأولى بعد البحث عن مصطلحات مرتبطة بمشكلتك.
• فكر في مراجعة المواقع المستقلة الشهيرة، ولاحظ سمعة المستشار المحتمل، ومدى التفاعل معه، وتزكيات العملاء.

إذا كانت التقييمات جيدة ولدى المستشار سجل من الموثوقية والنجاح، فاجتمع معه للتأكد من أنَّه يناسب احتياجاتك، ووضِّح مخاوفك وتوقعاتك بالتفصيل، ثم قرر ما إذا كنت تشعر بالراحة مع أسلوبه وطريقته، فإذا كان المستشار يفي بجميع متطلباتك، فقد يكون الوقت قد حان للمضي قدماً.

في الختام

لا يوجد نهج واحد يناسب الجميع لتوظيف مستشار أعمال، فيجب عليك تقييم عملك في هذه المجالات الأساسية:

• الموارد البشرية.
• خطة العمل.
• العمليات.
• القوانين والامتثال.
• التخطيط للشؤون المالية.

ابحث عن مستشار أعمال خبير إذا كانت شركتك تواجه صعوبات في أي من هذه المجالات، وثمة إشارة أخرى إلى أنَّه قد حان الوقت لتوظيف مستشار أعمال هي إذا لاحظت أي خسائر في الأرباح لا تستطيع تفسيرها، فقد يتمكن المستشار من تحديد الأسباب المحتملة للتراجع وتقديم الحلول.

قد يكون العثور على مستشار الأعمال المثالي أمراً صعباً؛ لأنَّ الكثيرين يفتقرون إلى الشغف بمهنتهم، والرغبة في الجودة، والوعي بالنتائج التي تعزز النمو؛ لذلك، من الضروري توظيف مستشار يتمتع بالقدرات المحددة التي تحتاجها المنظمات.

قبل اختيار مستشار، يجب على أصحاب الأعمال التأكد من وجود توصيات موثوقة للمنصب؛ لأنَّ أي شخص يمكنه الادعاء بأنَّه مستشار أعمال، حتى لو كانت الوظيفة تتطلب مجموعة محددة من المهارات، كما يجب أن يمتلك المستشار الشهادات المطلوبة وفقاً لمتطلبات قطاع العمل.